...die Telefonnummer von vorhin? Chaos, Dokumentenberge und die tägliche Suche nach dem Lieblings-Kugelschreiber: Willkommen im Büroleben des 21. Jahrhunderts.
Strukturieren Sie Ihre Abläufe
Trotz moderner Kommunikationsmittel und Arbeitsmaterialien ist an effizientes Arbeiten oft nicht mehr zu denken, kostet uns die Suche nach Unterlagen und der Versuch Ordnung zu halten wertvolle Zeit und die Unternehmen viel Geld. Auf der täglichen Suche verlieren „Schreibtisch-Chaoten“ mindestens 30 Minuten an reiner Arbeitzeit.
Doch was tun, wenn das Chaos schleichend um sich greift? Einfache, aber wertvolle Tipps, helfen Ihnen bei Ihrer internen Büro-Organisation.
Arbeiten Sie mit dem Notizmanager
Schluss mit den „Fresszetteln“: Termine oder Telefonnummern, alles findet in Ihrem Notizmanager Platz. Was erledigt ist, streichen Sie einfach durch und behalten so den Überblick. Bearbeiten Sie Ihre Aufgaben nach einem festgelegten System.
Befolgen Sie das „Drei-Körbe“-System
Der Eingangskorb freut sich über Neues und gibt die Unterlagen anschließend an den Ablagekorb weiter. Was nicht sofort bearbeitet werden kann, landet im „laufend“-Korb.
Beachten Sie die „Drei-Minuten“-Regel
Erledigen Sie Dinge, die weniger als drei Minuten in Anspruch nehmen sofort und der „laufend“-Korb sagt Danke, wird er doch nicht mehr als Zwischenstation in Anspruch genommen.
Machen Sie reinen Tisch
Wer will schon morgens vom Chaos auf seinem Schreibtisch begrüßt werden? Links der Stift, rechts das Telefon: Liegt alles an seinem Platz, entfällt die Suche danach. Was täglich zum Einsatz kommt bleibt auf dem Schreibtisch. Alles andere gehört in die Schublade.
Ist dann noch defektes Material aussortiert, haben Sie sich wertvollen Freiraum geschaffen und gewinnen neben einer gesteigerten Arbeitsleistung auch zusätzliche Energie und Motivation zurück.