Sie haben es vielleicht schon einmal selbst erlebt: Die Liste Ihrer Aufgaben wird immer länger. Gleichzeitig rücken die Abgabetermine näher. Überstunden wären zur Bewältigung notwendig, aber davon haben Sie schon in den vergangenen Monaten zu viele angehäuft. Und irgendwann ist es wirklich auch Zeit für den wohlverdienten Feierabend. Sie fühlen sich angesprochen? Dann ist genau jetzt der richtige Moment zu reagieren und Jobs zu delegieren!

Abgeben kostet Überwindung
Klar fällt es manchmal schwer, gewisse Aufgaben zu delegieren. Man denkt: „Ich kann das sowieso selbst am besten.“ Ein Trugschluss, denn unter Zeitdruck unterlaufen Flüchtigkeitsfehler, man kann nicht ausreichend kreative Energie in die Aufgabe stecken und schlimmstenfalls leidet darunter das Ergebnis. Außerdem bleiben die wirklich wichtigen Angelegenheiten auf der Strecke. Laut der internationalen Studie „Proudfoot Productivity Report“ verbringt eine durchschnittliche Führungskraft aus dem unteren oder mittleren Management 79 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Tätigkeiten, die nichts mit Führung zu tun haben. Das sind zum Großteil administrative Aufgaben oder Arbeiten, die eigentlich delegiert werden könnten.

Delegieren schafft Effizienz
„Delegieren“ heißt nicht „Abwälzen“, sondern übertragen! Und das hat auch positive Effekte, denn es fordert und fördert zugleich Ihre Kollegen. Es gibt ihnen die Chance, sich zu bewähren und zu verbessern. Dabei ist es nicht nur wichtig, geeignete Aufgaben zu delegieren, sondern diese auch an die richtigen Personen weiterzugeben. Beachten Sie deshalb stets folgende Punkte:

• • Wenn nicht Sie die Person sind, die die Aufgabe unbedingt tun muss, suchen Sie die Person, die es am besten ausführen kann. Manche Aufgabe erfordert bestimmtes Expertenwissen, über das genau dieser Kollege oder diese Kollegin verfügt.
• • Geben Sie nicht all Ihre Aufgaben an eine Person weiter, sondern verteilen Sie sie auf mehrere Schultern, sonst hat der Aufgabenempfänger dasselbe Problem wie Sie.
• • Delegieren Sie rechtzeitig und schrittweise, nicht erst wenn der Druck zu hoch ist. So behalten Sie den Überblick und Mitarbeiter können sich in die Materie einarbeiten. Denn was würde passieren, wenn Sie eine Zeit lang ausfallen und keiner Ihre Aufgaben übernehmen kann?
• • Stellen Sie unbedingt sicher, dass der Kollege die Aufgabe und das Ziel genau verstanden hat, denn am Ende liegt die Verantwortung doch bei Ihnen.
• • Legen Sie den Zeitraum der Aufgabe fest und bauen Sie einen kleinen Puffer ein, um Endkorrekturen, Verbesserungen oder eigene Änderungen vor Fälligkeit noch umzusetzen.
• • Mischen Sie sich währenddessen nicht zu sehr ein. Zwar stehen Sie für Rückfragen zur Verfügung oder Sie setzen Zwischenberichte an. Aber vergessen Sie nicht die ursprüngliche Bedeutung von „Delegieren“.
• • Vertrauen Sie Ihren Kollegen und lassen Sie andere Arbeitsweisen zu. Fehler können passieren und aus Fehlern lernt man. Dafür haben Sie schließlich den Zeitpuffer eingebaut.

 

Sie werden überrascht sein, wie schnell sich der Stau auf Ihrem Schreibtisch wieder auflöst und der verdiente Feierabend doch wieder in greifbare Nähe rückt. Im Idealfall verbessert sich sogar noch die Stimmung im Team. Sie sehen also: Wer sinnvoll delegiert, tut nicht nur sich selbst einen Gefallen!

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