- Kurt Mertens, Geschäftsführer von TradePilot (Systeme, Beratung und Support im Bereich E-Procurement)
Wer möglichst effizient wirtschaften will, geht bei der Beschaffung längst nicht mehr den Umweg über Papier: E-Procurement erobert unaufhörlich den Bereich des betrieblichen Einkaufs und überzeugt mit Zeitgewinnung und hohem Sparpotential.
E-Procurement – Inhalt und Vorteile
Wer über einen Internet-Zugang verfügt, hat den ersten Schritt ins E-Procurement bereits geschafft. Die elektronische Beschaffung von Gütern und Dienstleistungen über das Internet wird vor allem im betrieblichen Einkauf genutzt. Die Vorteile liegen auf der Hand: Ein geringer operativer Aufwand spart Zeit und Kosten, der optimierte Bestellungsprozess vermeidet ärgerliche Übertragungsfehler. Besonders bei Verbrauchsgütern, den so genannten C-Artikeln, ist das Sparpotential groß. So verursacht die Bestellung von Kugelschreibern oder weiteren Materialien des täglichen Bürobedarfs bis zu 80 Prozent der Prozesskosten, obwohl sie meistens nur 10-20 Prozent des gesamten Einkaufsvolumens ausmachen.
E-Readyness – Ist Ihr Unternehmen bereit?
Sind alle notwendigen Voraussetzungen erfüllt? Diese Fragen müssen sich Unternehmen im Vorfeld der Planung stellen:
- Besteht die Bereitschaft der Geschäftsleitung, ins E-Procurement zu investieren?
- Stehen personelle Ressourcen für das Projekt zur Verfügung?
- Verfügen alle Bedarfsträger über einen PC mit Internetzugang?
- Ermöglicht die IT den sicheren Zugang zum Internet?
- Lassen eigene Richtlinien eine Prozessoptimierung mit Hilfe elektronischer Tools zu?
- Ist die Neuausrichtung der Abteilung Einkauf auf strategische Güter gewünscht?
- Lassen die bestehenden Beschaffungsstrukturen eine Optimierung zu?
- Haben die Bereiche Controlling und Buchhaltung Interesse an einer Prozessoptimierung?
- Stellt ein vorhandenes ERP-System offene Schnittstellen zur Übernahme von elektronischen Dokumenten wie Rechnungen zur Verfügung?
Erfolg in Theorie und Praxis
Steht der Einstieg ins E-Procurement fest, ist die sorgfältige Planung, nach Definition der Ziele, entscheidend. Der neue Beschaffungskanal muss von der Geschäftsleitung gewollt und von den Mitarbeitern akzeptiert werden. Stehen die Ansprechpartner auf beiden Seiten fest, muss der Informationsaustausch sichergestellt sein. „Damit alle Beteiligten vom E-Procurement profitieren, bedarf es einer intensiven Abstimmung“, so Kurt Mertens, Geschäftsführer von TradePilot und fügt hinzu: „Die individuellen Kundenwünsche müssen sehr ernst genommen werden, die Beratung muss vor, während und nach der Systemeinführung gegeben sein.“
Wollen Unternehmen schnell und kostengünstig agieren und ihr Optimierungspotential ausschöpfen, müssen diese zukünftig auf die Möglichkeiten des E-Procurement setzen.