Die virtuelle Welt ist auf dem Vormarsch. Dank der vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten des Internets ist das Kommunizieren mit Hilfe von E-Mails in der Arbeitswelt nicht mehr aus den Büros wegzudenken. Die elektronische Post transportiert neben Informationen auch Daten und ist dank mobiler Endgeräte das schnellste schriftliche Medium der heutigen Zeit. Aber die virtuelle Kommunikation könnte auch zu Missverständnissen führen!

Die erste echte E-Mail war eine Nachricht des amerikanischen Forschers Ray Tomlinson in der er Ende 1971 seinen Kollegen mitteilte, dass es nun möglich sei, Nachrichten über Netzwerke zu verschicken. Die erste E-Mail in Deutschland wurde im August 1983 an der Universität Karlsruhe empfangen. Seitdem ist der Siegeszug der elektronischen Post nicht mehr aufzuhalten. Weltweit werden täglich über 250 Milliarden E-Mails verschickt. Wer hier den Überblick bewahren muss, vergisst schnell, dass der Leser auf der anderen Seite sein Gegenüber nicht sieht oder gar kennt. Und dieser bildet sich ausschließlich aus den getippten Zeilen seine Meinung über den Autor. Gesten, Mimik oder der Tonfall, die in einem persönlichen Gespräch zentral für die Vermittlung des Inhaltes sind, fallen weg. Unser Tipp, pausieren Sie kurz bevor Sie auf „Senden“ klicken. Stellen Sie sich vielmehr folgende Fragen:

1) Stimmt die Förmlichkeit der Anrede und Grußformel und hat sich kein Tippfehler in den Namen geschlichen?

2) Ist eine Formulierung zweideutig oder könnte fehlinterpretiert werden? Wenn ja, dann heißt es die fragliche Textpassage unmissverständlich umzuformulieren.

3) Kennen Sie Ihr Gegenüber oder handelt es sich um einen Erstkontakt? Die Art Ihrer Textformulierung hängt von Ihrer Beziehung zum Empfänger ab. Schenken Sie ihm die erforderliche Aufmerksamkeit und zollen Sie ihm Respekt. Selbst in sachlichen und knappen E-Mails gewinnen Sie mit einem freundlichen und unaufgesetzten Stil. Respekt spiegelt sich auch in korrekter Rechtschreibung und Grammatik wider.

4) Wenn Sie sich bei einer Antwort auf Textpassagen des bisherigen Dialogs beziehen, löschen Sie überflüssige Passagen aus der ursprünglichen E-Mail. Durch markierte, eingerückte Antworten unter den offenen Fragen bleibt die Kommunikation für den Leser übersichtlich.

5) Smileys und andere Symbole sind im E-Mail-Verkehr mit Kollegen vertretbar und können lange Erklärungen ersparen, im elektronischen Dialog mit Kunden oder Geschäftspartnern aber ein „no-go“!

6) Ist die Betreffzeile eindeutig? Wenn bereits viele Antworten und Rückantworten vorliegen, löschen Sie am besten unnötige Zeichen und formulieren Sie die Betreffzeile gemäß dem aktuellen Stand.

7) Versenden Sie E-Mails ausschließlich im Nur-Text-Format. Dies garantiert Lesbarkeit und kurze Ladezeiten beim Empfänger. Ferner schützt dies vor Viren oder Trojanern, die sonst via HTML-Mails „aufspringen“ können.

8) Und zu guter Letzt: Gut gemeinte gesendete Hilferufe, bei denen es um Leben oder Tod geht, hat vielleicht sogar ein Bekannter in guter Absicht weitergeleitet. Sie sollten diesen elektronischen „Kettenbrief“ allerdings nicht weiterleiten. Löschen Sie die E-Mail sofort und bei Interesse können Sie beim Hoax-Info Service im Internet nachsehen, ob es sich wirklich um einen Hilferuf, eine Viren-Mail oder einen unnötigen Traffic-Generator handelt.