In jedem Büro gibt es verschiedene Ablagecharaktere: Die Hamsterer, die jedes Stück Papier fein säuberlich ablegen, die Chaoten, die statt Ordner anzulegen lieber die Fensterbank nutzen und die Minimalisten, bei denen fast alles im Papierkorb landet.
Jede dieser Methoden ist natürlich nicht optimal: die Alles-Wegwerfer könnten das ein oder andere entsorgte Schriftstück früher oder später vielleicht doch noch gebrauchen. Und bei den Sammelfreunden platzt die Ablage – sei es im Regal oder auf der Fensterbank – nach einiger Zeit aus allen Nähten.
Wie Sie Ihr Ordnungssystem im Büro perfektionieren, erfahren Sie in unseren Artikeln „Entrümpeln befreit“, „Ablage“ und „Schriftgutverwaltung“. Welche Unterlagen Sie gesetzlich wie lange aufbewahren müssen und von welchen Sie sich getrost trennen können, sagen wir Ihnen im Folgenden.
In unserem elektronischen Zeitalter beschränkt sich die Ablage natürlich nicht mehr nur auf Schriftstücke in Papierform. Ausgenommen von Jahresabschlüssen und Eröffnungsbilanzen dürfen Sie wichtige Daten auch auf abspielbaren Datenträgern wie CD-Roms und Disketten sichern – sie müssen dabei nur jederzeit für eine Prüfung einsehbar sein. Achtung: Mit jedem neuen PC und jeder neuen Software, die Sie sich zulegen, besteht die Gefahr, dass Sie Ihre alten Dateien nicht mehr lesen können, weil das entsprechende Laufwerk oder das Programm nun nicht mehr zur Verfügung steht.
Mindestens ein Jahrzehnt
Alle Unterlagen, die für Ihre Bilanzen oder Steuererklärungen relevant sind, müssen Sie mindestens zehn Jahre aufbewahren und im Falle einer Steuerprüfung vorlegen können – sonst haben Sie mit ernsten strafrechtlichen Konsequenzen zu rechnen.
Es gibt allerdings auch Regelungen, die über die Frist von zehn Jahren hinausgehen. Dies betrifft beispielsweise Schriftstücke, die für eine begonnenen Außenprüfung, für eine vorläufige Steuerfestsetzung, ein schwebendes oder zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren, laufende steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen oder zur Begründung Ihrer steuerlichen Anträge noch relevant sind. Selbst wenn die eigentliche Aufbewahrungsfrist überschritten ist, müssen Sie diese Unterlagen trotzdem noch bis zum Ende der Untersuchungen aufbewahren!
Übrigens gilt für die Laufzeit von Aufbewahrungsfristen eine einfache Regel: Die Laufzeit der zehn Jahre beginnt mit dem Bearbeitungszeitpunkt und geht bis zum Jahr nach dem Ende der Frist. Steuerbescheide über das Jahr 2003, die Sie erst 2005 bekommen, dürfen Sie demnach erst im Jahre 2016 vernichten.
Ewig – oder nur sechs Jahre?
Außer solchen steuerrelevanten Unterlagen sollten Sie natürlich Verträge gut aufbewahren. Vielleicht müssen Sie sie im Streitfall hervorholen – und der kann auch erst nach Ablauf eines Vertrages eintreten. Haben Sie zu einem bestehenden Vertrag einen so genannten Ergänzungsvertrag abgeschlossen, sollten Sie diesen auf jeden Fall mit dem Original zusammen ablegen.
Neben der wichtigsten Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren gibt es noch weitere Regelungen. Handels- und Geschäftsbriefe müssen Sie zum Beispiel sechs Jahre aufbewahren. Eine detaillierte alphabetische Zusammenstellung finden Sie hier .
Ab in den Korb
Natürlich gibt es noch genügend Akten und Schriftstücke, die Sie guten Gewissens in den Papierkorb werfen können, um Ihre Ablage zu entlasten. Allerdings sollten Sie dabei alle Dokumente vorher genauestens auf ihren Charakter prüfen, um nicht aus Versehen wichtige oder aufbewahrungspflichtige Unterlagen zu vernichten.